給与処理や年末調整を終えたあと、「何をいつ、誰が出すのか」が曖昧になりやすい──そんな声をよく聞きます。実務では書類の種類が多く、似た名前の書類が混在するため、初学者は混乱しやすいです。本記事では、支払調書・法定調書合計表・給与支払報告書（市区町村向け）・源泉徴収票など、給与処理後に必要となる主な書類を表で整理し、帳簿や仕訳とのつながり、提出方法や締切を分かりやすく示します。第180回（給与・賞与と年末調整）で扱った仕訳・税額計算の考え方を前提に、今回は「書類作成と提出の流れ」に限定して解説します。
各種書類の役割比較表
| 書類名 | 主な用途 | 対象期間／時点 | 提出先・交付先 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 支払調書（報酬・料金等） | 外部の個人・法人への報酬等の支払明細を税務署に報告 | 支払が確定した年の分（原則翌年1月末等） | 所轄税務署（書面またはe-Tax） | 種類ごとに様式があり、支払先ごとに作成。源泉徴収の有無に注意 |
| 法定調書合計表 | 当該年に作成した各種法定調書の合計を税務署に提出 | 当該年の分（翌年1月末が原則） | 所轄税務署 | 提出対象となる各種法定調書とともに提出し、合計表により総括する |
| 給与支払報告書（市区町村用） | 従業員の給与額を市区町村に報告し住民税の徴収基礎とする | 前年中に支払った給与（1月1日時点の状況で提出） | 従業員の住所地の市区町村 | 市区町村ごとに様式や提出方法が異なることがある |
| 源泉徴収票 | 従業員に交付し所得税の控除・確定申告等の基礎資料とするほか、一定の提出範囲・金額基準に該当するものを税務署に提出する | 前年中の給与支払額等の明細 | 従業員へ交付。一定の提出範囲・金額基準に該当するものは所轄税務署にも提出 | 従業員への交付と税務署への提出は別の手続き。通常の年末交付には法定期限があり、退職時等は別の交付期限がある |
記入項目と帳簿・仕訳との対応表
以下は主な記入項目と、対応する帳簿の場所・仕訳例です。仕訳例では、役務の提供や給与額・控除額の確定状況、決算日時点の支払状況を区別しています。役務が未提供であれば外注費は認識せず、役務が提供済みで支払義務が確定しているものの未払いである場合に未払金を計上します（税額計算の詳細は第180回参照）。
| 書類名 | 主な記入項目 | 帳簿（該当箇所） | 仕訳例と前提 |
|---|---|---|---|
| 支払調書（報酬） | 支払先氏名／支払金額／源泉徴収税額 | 仕入外注支払帳、支払調書台帳 | （例）12月中に役務の提供が完了し、税込経理方式による税込報酬100,000円が確定したものの、決算日時点では未払いの場合：外注費 100,000 ／ 未払金 100,000。支払先が源泉徴収対象で、源泉徴収税額が10,000円と確定したという設例では、翌年1月の支払時に、未払金 100,000 ／ 普通預金 90,000、預り金（源泉）10,000とする。支払調書の支払金額・源泉徴収税額は、適用する様式の集計対象を確認したうえで帳簿と突合する |
| 法定調書合計表 | 各法定調書の合計金額と件数 | 支払調書集計表、総勘定元帳の該当科目 | （集計）提出対象となる各法定調書の合算をもとに書類を作成する。会計仕訳自体は各支払分の仕訳を参照する |
| 給与支払報告書 | 氏名・住所・支払金額・給与所得控除後の金額・所得控除の額の合計額等 | 給与台帳、源泉徴収簿、社会保険関係の台帳 | （例）給与額と源泉徴収税額が確定済みで、決算日時点では給与が未払いである場合：給与 1,200,000 ／ 未払給与 1,150,000、預り金（源泉）50,000。未確定の控除額をこの仕訳で確定額として処理しない |
| 源泉徴収票 | 支払金額・給与所得控除後の金額・所得控除の額の合計額・源泉徴収税額・社会保険料等 | 給与台帳、源泉徴収簿 | 会計上は既に処理済みの給与仕訳を反映する。従業員への交付が未了の場合は交付手続きが残り、税務署への提出対象に該当する場合は別途提出手続きが必要となる |
提出先・提出方法と締切の一覧（簡潔表）
| 書類名 | 作業担当（実務） | 締切 | 添付書類・備考 | 提出・交付方法 |
|---|---|---|---|---|
| 支払調書（各種） | 経理（集計）→代表者印または電子署名 | 翌年1月31日（原則） | 支払調書（控）や支払先リストの控えを保存 | 書面またはe-Tax（電子申告） |
| 法定調書合計表 | 経理（合計表作成） | 翌年1月31日（原則） | 合計表に各法定調書の合計を記載 | 書面またはe-Tax |
| 給与支払報告書（市区町村） | 人事・総務（住所確認）→経理が金額確認 | 原則翌年1月31日 | 従業員の1月1日時点の住所に基づく。異動者の対応に注意 | 書面または市区町村の電子申請 |
| 源泉徴収票（従業員への交付） | 人事・給与担当が交付 | 通常の年末交付は翌年1月31日が法定期限。退職時等は別の交付期限がある | 交付漏れや記載誤りに注意 | 紙で交付（電子交付は条件あり） |
| 給与所得の源泉徴収票（税務署への提出） | 人事・給与担当が作成→経理が提出対象を確認 | 翌年1月31日（原則） | 一定の提出範囲・金額基準に該当するものを、法定調書合計表とともに提出 | 書面またはe-Tax |
年末から翌年提出までの週単位テンプレート（実務フロー）
以下は年末（12月）〜翌年1月末までの週単位での作業テンプレート例です。週次で誰が何を確認するかを明示し、学習にも活用できるようにしています。
| 週（目安） | 主要作業 | 担当 | チェックポイント |
|---|---|---|---|
| 12月第4週 | 年末調整結果の最終確認・未収支の洗い出し | 経理・人事 | 給与額や控除額が確定しているか、未払いの給与・報酬がないかを区別して確認する |
| 1月第1週 | 源泉徴収票の作成と交付準備 | 人事 | 住所情報・扶養情報・保険料控除の反映を確認し、税務署への提出対象も判定する |
| 1月第2週 | 支払調書（外注等）の集計開始 | 経理 | 支払先リストの精査、支払金額と源泉徴収税額の整合性、税込・税抜の集計前提を確認する |
| 1月第3週 | 法定調書合計表の作成・合算確認 | 経理 | 各法定調書との突合、件数の確認 |
| 1月第4週 | 交付・提出前の最終チェックと送付（書面または電子） | 経理（署名）／代表者 | 従業員への交付と税務署・市区町村への提出を区別し、控えや電子提出の送信結果を保存する |
e-Tax／電子申請の実践ポイント（簡潔表）
| 項目 | 要点 |
|---|---|
| 形式 | 書式は国税庁が指定。電子申告用の様式に合わせること（CSVやXMLなどの指定形式あり） |
| 法人番号・個人番号 | 法人は法人番号の記載、個人は必要に応じてマイナンバーの取扱いに注意（提供・保管ルール） |
| 電子署名 | 法人での電子申告は電子署名や代表者IDが必要な場合がある。事前準備に時間がかかるため早めに設定 |
| 参照 | e-Taxの基本操作や電子証明書については第163回（e-Taxゼロ入門）を参照して準備を進めると重複説明を避けられます。 |
よくあるミスとチェックリスト
- 支払先の氏名・住所が台帳と異なる（→台帳との突合作業を必ず行う）
- 源泉徴収税額の記載ミス（→給与台帳や源泉徴収簿と照合）
- 外注費の税込・税抜の集計前提が帳簿と一致しない（→支払調書と帳簿の突合時に確認）
- 市区町村への給与支払報告書で住所不一致（→従業員の1月1日時点住所を確認）
- 源泉徴収票を従業員へ交付しただけで、税務署への提出対象の判定をしていない（→交付と提出を分けて確認）
- 電子申請で署名・法人番号が未設定（→提出前にテスト送信）
- 控えの保存忘れ（→提出控え・送信結果は社内で保管期限を設ける）
続けられる学習メニュー（毎週5分で続けるチェック）
- 週次チェック（5分）：今週処理した給与・支払の未払・未交付項目を一覧で確認する
- 月1回（30分）：支払調書のサンプル1件を実際に作成してみる（記入例は次節の模擬ワークで代替可）
- 月1回（60分）：e-Taxの送信テスト（控えは保存、電子証明書の有効期限確認）
- 四半期ごと：過去の提出控えと帳簿の突合を行い、記録保管の整備を行う
月1回の実務模擬ワーク（例）
実務模擬ワークでは、支払調書の1件分と法定調書合計表の合算を実際に手で記入してみます。学習用テンプレートを用意して、記入ミスのチェックポイントを確認するのが有効です。
今後用意するダウンロード案内（予定）
本記事ではHTML表で示しましたが、今後シンプルな記入テンプレート（CSVおよびHTML表形式）をダウンロード可能にする予定です。学習用テンプレートは、支払先リスト・支払調書作成用CSV・法定調書合計表のサンプルCSVを想定しています。
まとめ
本記事では、支払調書・法定調書合計表・給与支払報告書・源泉徴収票の役割、帳簿や仕訳との対応、提出方法と締切を表で整理しました。ポイントは「帳簿と書類の突合」「役務提供済み・未提供と未払いの区別」「給与額・控除額の確定状況の確認」「税込・税抜の前提の統一」「従業員への交付と税務署等への提出の区別」です。第180回の年末調整・仕訳内容を前提に、今回示した週単位テンプレートと週次チェックを習慣化することで、実務のミスを減らし学習も続けやすくなります。電子申請の細かい操作や電子証明書の扱いについては第163回を参照してください。
次回以降は、ダウンロード可能な記入テンプレートと、具体的な記入例を埋める模擬ワークの解説を予定しています。まずはこの記事の表をコピーして、社内の実務フローと照らし合わせるところから始めてみてください。